По ту сторону праздника, или Не сказка о непотеряном времени...

Эта статья о том, как организовать сказочное мероприятие со счастливым концом.

Под «сказочным мероприятием» можно подразумевать «Корпоративный праздник», «Конференцию дилеров», «Партнерскую встречу», «Презентацию», любое событие, где собирается от двух до нескольких тысяч человек. А определение «Счастливый конец» в данном случае можно заменить на «безграничную радость», «восторг» и «взаимное восхищение». В общем, когда все вокруг довольны: участники события (гости) еще год ностальгически закатывают глаза и говорят «Да-а-а-а-а! Было здорово», заказчик получает восторженные отзывы и премию от руководства за блестяще организованное мероприятие, исполнитель (ивент-агентство) — подсчитывает комиссионные и вешает на стену в рамочке благодарственное письмо от заказчика.

В данном случае я определяю место для гвоздя, на котором висят эти письма. Иными словами, я — директор агентства, которое занимается организацией событий. Или, как сейчас модно говорить «ивент-агентства».

Все мы хотим делать свою работу профессионально, красиво и с радостью. На моей практике не встречались заказчики, которые бы изначально высказали пожелание: «Хотим пресную, унылую и кислую «депресняк-party» (ритуальными событиями мы не занимаемся). Поэтому хотелось разъяснить важность четкого взаимодействия дуэта «Заказчик — Ивент-агентство» с момента звонка или письма агентству до подписания акта выполненных работ. Попробую изложить все нюансы этого процесса, чтобы упростить работу друг другу, не тратить драгоценное время и нервы, а на выходе получить взаимное удовлетворение результатом работы.

Итак, за мной, мой заказчик (читатель), я покажу тебе закулисье праздника! Ты увидишь, что скрывается за оберткой этой конфетки!
Начнем со звонка организаторам праздников или электронного письма, в котором заказчик предлагает принять участие в организации своего корпоративного праздника (П). Любимое слово «ТЕНДЕР». Хорошо, когда заказчик делает это заблаговременно и оставляет достаточно времени для составления предложения. Это позволяет агентству составить полноценную картину о пожеланиях клиента и разработать концепцию «под заказчика». В этом случае, ему отправляется бриф, содержащий ряд вопросов о компании-заказчике, ранее проведенных мероприятиях, пожеланиях о месте проведения и формате события. Эта информация важна обеим сторонам. Поясню детальнее.

К примеру, ранее компания-заказчик проводила праздники в гангстерском, гавайском, пиратском или ковбойском стилях. Поверьте, нам это так же знакомо. Так зачем же мы будем тратить свое время на повторное составление таких предложений, а вы соответственно на их прочтение. Удовольствие сомнительное.

И даже после получения ответов на интересующие вопросы в электронно-письменном виде, мы отдаем предпочтение личной встрече. Во-первых, она позволяет познакомиться представителям сторон, во-вторых, в ходе общения могут проясниться детали, на которые заказчик по каким-либо причинам не обратил внимания. Как гласит первая народная ивенторская мудрость: «Лучше один раз встретится, чем сто раз e-mailится».

И, пожалуйста, не делайте из бюджета тайны!!! Именно с тремя восклицательными знаками. Ведь это число во многом упрощает решение. Ивентор понимает уровень мероприятия, получается четко сформулированная задача, к решению которой мы приступаем. Придумываем новые и адаптируем проверенные концепции, учитываем специфику деятельности клиента и аудиторию приглашаемых гостей (участников), подбираем площадки, ведущих, артистов и т.д. и т.п. Результат — 20 страниц ярко оформленных страниц презентации. Можно одним кликом отправить их на электронную почту заказчика, но ведь существует вторая ивенторская мудрость «Как кликнется, так и аукнется». Поэтому позвольте ивент-агентству провести представление своего предложения лично. Иногда ситуация с прочтением текста презентации доходит до анекдотичности типа «Ну зачем так писать «Пива нет»? Можно же просто написать «Пива нет».

Двадцать минут Вашего времени, из которых десять на презентацию и десять на возникнувшие вопросы представителям агентства. Всё. Потенциальный исполнитель сполна использовал потенциал.))) А заказчик проявил уважение к его труду. Теперь за ним рассмотрение всех представленных на тендере предложений и принятие решения.

И, поверьте, приятно слышать благодарность за свою работу даже, если сотрудничество закончилось на этапе презентации. Это я о том, что отправьте письмо участникам креативного соревнования с результатами этого соревнования (в цивилизованном мире участие в тендерах оплачивается). Так что это — небольшой гонорар.

И в завершение.
Доверяйте своим исполнителям.

Клиент, безусловно, всегда прав, но наша задача — дать ему больше, чем он ожидает.

Мы на событийном рынке уже не первый год и хорошо на нем ориентируемся. Знаем подводные камни и предостерегаем от неожиданностей. Банальный пример. Финал праздничного вечера. 10 минут до выноса торта. И тут администратор ресторана задает правомерный вопрос: «А где сертификат на это кондитерское изделие? Вы же заказывали его не у нас, а мы не допускаем подачу блюд не нашей кухни без соответствующих документов». Начинаются выяснения отношений. Результат — испорченное настроение и прокисший кулинарный шедевр, который должен был стать кульминацией праздника. Но не волнуйтесь, вам такой финал не грозит. Мы же о конфетах говорили.)))

Сергей Родинов,
директор ивент-агентства «Империя Праздника».